Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste

19.10.2019

Rekisterinpitäjä

Toiminimi Terapia Väylä Y-2936710-5


Rekisteristä vastaava

Minna Heikkinen, minna.heikkinen@terapiavayla.fi

Rekisterin nimi

Terapia Väylä asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Terapia Väylän ja asiakkaan välinen asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan antama toimeksianto tai muu asiallinen yhteys.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus:

  • palveluiden kohdentaminen ja toimittaminen asiakkaalle
  • asiakassuhteen hoitaminen, sopimusten ja velvollisuuksien täyttäminen
  • asiakaspalautteen kerääminen ja käsittely
  • asiakassuhteiden analysointi, ryhmittely ja raportointi sekä muut Terapia Väylän liiketoiminnan kehittämiseen liittyvät tarkoitukset
  • palveluiden markkinoiminen, kehittäminen sekä tutkimus- ja tilastointitarkoitukset.

Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja asettamissa rajoissa.

Rekisterin tietosisältö

Käsittelyn kohteena olevat asiakkaan henkilötiedot:

  • nimi, asiakasnumero, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste
  • yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot
  • ajanvaraustiedot: asiakas, päivä, ajankohta, paikka ja kenelle aika on varattu sekä varaamispäivä
  • palaute tai selvityspyyntö ja niihin annetut vastaukset
  • asiakuutta, sopimusta ja laskutusta koskevat tiedot: tiedot voimassaolevista ja menneistä sopimuksista
  • henkilön suostumus- ja kieltotiedot liittyen suoramarkkinointiin sekä henkilötietojen käyttöön
  • muut palveluun liittyvät tiedot kuten toiveisiin ja valintoihin liittyvät tiedot sekä tiedot käyttäjän haluamista palveluista sekä yhteydenottohistoria.

Rekisterin tietolähteet

Saamme tietoja asiakkaalta itseltään ja asiakuuteen, palveluiden käyttöön, viestintään sekä asiointiin liittyvistä tapahtumista ja tunnistamis-, varmennus-, osoite-, päivitys-, luottotieto- tai muuta vastaavaa palvelua tarjoavalta osapuolelta.

Henkilötietojen käsittely ja luovutus

Asiakastietoja ei luovuteta Tmi Terapia Väylän lukuun toimivien palveluiden ja viestinnän tuotantoon, kehittämiseen tai ylläpitoon osallistuvien tahojen ulkopuolelle muuten kuin sopimuksen, erillisen suostumuksen ja/tai nimenomaisten säädösten mukaan.

Asiakastietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, muun muassa Yhdysvaltoihin tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja sen asettamissa rajoissa.

Tietoja käsittelee yrityksen henkilöstöön kuuluvat, palveluntarjoajat tai yhteistyökumppanit osana työtehtäviään. Pääsy henkilötietoihin on suojattu käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja eritasoisin käyttöoikeuksin, jotka ovat tehtävän hoitamisen kannalta riittävät mutta mahdollisimman suppeat.

Terapia Väylä valitsee käyttämänsä alihankkijat huolellisesti ja huolehtii sopimus- ja muilla järjestelyillä siitä, että tietoja käsitellään myös niiden toimesta lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaan.

Tietojen säilytys

Henkilötietoja säilytetään asiakassuhteen olemassaolon ajan. Tarvittaessa henkilötietoja voidaan säilyttää kauemmin, mikäli lainsäädäntö tai sopimusvelvoitteet sitä edellyttävät.

Kirjanpitolainsäädännön mukaisesti laskutietoja säilytetään kuusi vuotta laskun kirjaamisajankohdasta lukien. Tiedot poistetaan, kun määritelty säilytysaika on kulunut.

Terapia Väylä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen ja oikaisee virheelliset tiedot.

Tarkastusoikeus

Rekisteriin merkitty henkilö voi tarkastaa mitä tietoja hänestä on merkitty asiakasrekisteriin tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Tietojen tarkastuspyyntö lähetetään sähköpostilla minna.heikkinen@terapiavayla.fi

Rekisteritietojen korjaaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn henkilön vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto

Tietosuojaselosteen päivittyminen

Saatamme tehdä päivityksiä tähän tietosuojaselosteeseen toimintamme taikka tietosuojaperiaatteidemme muuttuessa. Päivitykset voivat tulla ajankohtaisiksi myös lainsäädännön muuttuessa. Muutokset tulevat voimaan, kun olemme julkaisseet päivitetyn tietosuojaselosteen.

Yhteydenotto

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää sähköpostilla minna.heikkinen@terapiavayla.fi